Tb-kiskönyv – januártól nem kell töltögetni, de meg kell őrizni
Januártól megszűnik a tb-kiskönyv, de a korábban rögzített adatok nem kerülnek át más adathordozóra. Így használni már nem kell, tárolni azonban a mai elképzelések szerint még évtizedekig fogjuk a kis rózsaszínű füzeteket.
A kiskönyvet 2026 januárjától egy új, elektronikus nyilvántartás váltja fel. Hatályát veszti az a rendelkezés, hogy az új dolgozótól el kell kérni a korábban kiállított igazolványt, és abba be kell jegyezni a biztosítási jogviszony kezdetét. A helyére semmi nem kerül, hiszen az új dolgozókra vonatkozó adatokat, a jogviszony kezdetét amúgy is be kell jelentenünk a már megszokott elektronikus úton. Az egyes ellátások, például a táppénz adminisztrációjában sem lesz változás, ezeket az adatokat is elektronikusan tároljuk ma már, felesleges volt eddig is külön írogatni.
Új dolgozó belépésekor az újdonság az lesz, hogy a korábbi jogviszonyokról a munkáltató nem a kiskönyvből fog tájékozódni. Ehelyett egy januártól elérhető elektronikus nyilvántartásból kérhet adatot. A dolgozók is az elektronikus nyilvántartásból kérhetnek majd adatokat saját biztosítási jogviszonyukról, vagy igényelhetnek hatósági bizonyítványt (például a tb-jogviszony igazolásához). De elérhetőek lesznek az adatok egyes elektronikus ügyintézési felületeken is (pl. NAV telefonos alkalmazása).
Dolgozó kilépésekor a tb-kiskönyvet nem kell már kitölteni, mert a jogviszony megszűnését az elektronikus nyilvántartások rögzítik. A dolgozót csak tájékoztatni kell, hogy a foglalkoztatási adatairól kérhet hatósági bizonyítványt, vagy megtekintheti azokat az elektronikus nyilvántartásokban.
Ki őrzi a régi tb-kiskönyveket?
A tb-kiskönyv továbbra is létezik, annak a sorsáról is rendelkezni kell. A munkáltató dolga ezzel általában annyi lesz, hogy kilépéskor igazolható módon átadja a dolgozónak a tárolt könyvecskét. Adatokat nem kell benne rögzíteni. A továbbiakban a dolgozónak kell tárolnia ezt az iratot. Mivel a benne szereplő, régebbi adatok nem biztos, hogy bekerültek az elektronikus nyilvántartásokba, praktikusan a nyugdíjba vonulásig szükség lehet ezekre az információkra. A jogszabály erről majd úgy rendelkezik, hogy az irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5. év végéig kell megőrizni. Ha valamiért nem sikerül átadni a távozó dolgozónak az iratot, akkor a munkáltatónak kell az őrzéséről az említett határidőig gondoskodnia. Ez pedig fiatalabb munkavállalók esetén több évtizedes tárolási kötelezettséget jelent, ugyanúgy, mint minden más, a nyugdíj szempontjából lényeges irat esetén. A kiskönyveket tehát nem adhatjuk ki mindenkinek, csak a távozókét, a többinek maradni kell.
Nagy Csaba
