A szállást lefoglaló vendégtől előleget kérünk, erről számlát kap, amit az előírások szerint fel is töltünk a NAV rendszerébe. Mi a teendő a fennmaradó összeg kifizetése után? Csak a hátralékot számlázzuk, vagy a teljes összegről kapjon számlát és sztornózzuk az előlegről korábban kiállított bizonylatot? Melyik a helyes megoldás? – kérdezte több olvasónk is a közelmúltban.
Ügyfélszolgálatunkon az elmúlt hónapokban megszaporodtak a számlázással kapcsolatos kérdések. Nem is csoda, hiszen a számlaadatok kötelező NAV-os jelentése a korábbinál is több figyelmet követel. Áprilistól lejárt a türelmi idő is, s fel kell tölteni a NAV rendszerébe a magánszemélyek számára kiállított bizonylatokat is. Sokkal jobban kell ügyelnünk a pontos számlaírásra, mint korábban.
Előleg számlázása vagy előlegszámla?
Hivatalosan „előlegszámla“ nem létezik. Az előlegről kiállított számla éppen olyan bizonylat, mint az összes többi. A különbség annyi, hogy a vevő egy olyan szolgáltatást fizet ki, amit még nem vett igénybe. Pénzügyileg előre rendezi a szolgáltatás ellenértékét vagy annak egy részét.
Az előlegszámlát arról az összegről állítjuk ki, amennyit kézhez kaptunk. Ha a vállalkozás áfás, akkor ezt bruttó összegnek kell tekintenünk, ebből számoljuk vissza az áfát. A számlán szerepeltetni kell, hogy milyen szolgáltatásra vonatkozik, s azt is, hogy előlegről van szó.
A számlán teljesítési időpontként azt a dátumot kell feltüntetni, amikor a vendég az előleget kifizeti (és nem a szállásadás időpontját!).
Végszámla kiállítása
Az előlegszámlát semmilyen körülmények között nem kell sztornózni, hiszen egy szabályosan kiállított számláról van szó. Az hibás gyakorlat, hogy a végszámla a teljes összegről szól, a korábban kifizetett előleg számláját meg visszavonjuk. A végszámlát valóban a teljes összegről kell kiállítani. Csakhogy ide fel kell vezetnünk a korábban kiállított előleget is, ezzel csökkentve a végszámla összegét. Levonjuk a teljes szállásdíjból a már kifizetett előleget, s megkapjuk a ténylegesen fizetendőt. A végszámlán így látszik a teljes díj és az előleg után még fizetendő díj is. A kapcsolódó előlegszámla sorszámát tüntessük fel a végszámlán!
Előlegfizetés proforma számlára?
Gyakran előfordul, hogy amikor bekérjük a fizetendő összeget, akkor egy proforma számlát, díjbekérőt küldünk a vendégnek. Erről jó tudni, hogy ez nem számla, csak hasonlít rá! A díjbekérő nem hivatalos bizonylat, csak egy felszólítás a fizetésre.
Számlázhatunk-e foglalót?
Az előleg fizetésének nincs semmilyen jogi következménye, egyszerűen a szolgáltatási díj egy részének kell tekinteni. Ha a szolgáltatás elmarad, a vendég lemondja az utat, az előleget vissza kell fizetni. Más a helyzet a foglalóval.
A foglaló egy biztosíték, melynek a feltételeit a polgári jog rögzíti. Ha a vendég foglalót fizet, s önhibájából meghiúsul az utazás, akkor a szállásra adott foglalót nem kell visszafizetni.
Számlázási szempontból azonban nincs különbség. A foglalóra ugyanazok a szabályok érvényesek, mint az előlegre. Ugyanúgy kell kitölteni a foglaló számláját és a végszámlát is.
Bejelentés a NAV rendszerébe
Akár végszámláról, akár előlegről van szó, a kiállított számla adatait a számlázóprogram feltölti a NAV rendszerébe. Ebben nincs különbség. Ugyanígy kell eljárni akkor is, ha kézzel, papír alapon számlázunk. Az előlegszámlák megfelelő adatait is fel kell tölteni az online rendszerbe.
Teljesítés SZÉP-kártyával
Sok vendég SZÉP-kártyával fizet, s ilyen esetben hozzánk már csak a kártyát kibocsátó pénzintézet jutalékával csökkentett összeg fog eljutni. A számlát azonban ebben az esetben is a teljes szállásdíjról kell kiállítani, ez számít bevételnek. A pénzintézet le fogja vonni jutalékát, amiről szintén számlát fog kibocsátani. Ezt költségként számolhatjuk el.
Nagy Csaba
