A kötelező pénztárgép beszerzés nem kis költséget jelent a kisforgalmú vállalkozásoknak. De vajon spórolhatunk-e úgy, hogy használtat veszünk?
Olvasónk vendégházat üzemeltet, ám a törvény őt is pénztárgép beszerzésére kötelezi. Pedig nem nagy a forgalma, leginkább csak hétvégére érkeznek vendégei. Amikor többen jönnek, azok meg nagyrészt céges foglalások, amelyekről nem nyugtát, hanem számlát fog adni a megrendelőnek. Így csak néhány kiadott nyugta miatt kell pénztárgépet üzemeltetnie. Érthető, ha szeretné megkeresni a legolcsóbb lehetőséget. Ezért is választana használt pénztárgépet. Kapott is ajánlatot, több, bezárt vállalkozás is szívesen megszabadulna a drágán vásárolt készülékektől. Csakhogy egyikük sem tudja pontosan, mi ennek a menete, egyáltalán eladható-e a piacon a használt pénztárgép?
Ma már lehet használt is
Az online pénztárgépek bevezetésekor még nem lehetett eladni a feleslegessé vált gépet, ennek a lehetőségét egy későbbi rendeletmódosítás teremtette meg.
A pénztárgépek lelke az úgynevezett adóügyi ellenőrző egység, az AEE – ezt korábban egy adószámhoz rendelték hozzá, s ezt nem lehetett megváltoztatni. Nem is lehetett eladni, a használat végén ki kellett szerelni a gépből. Használt eszköz vásárlása esetén így a végösszeg alig volt kevesebb, mint egy új gép ára, hiszen az AEE-t mindenképp újonnan kellett beszerezni. Egy új adóügyi ellenőrző egység akkoriban több mint 60 ezer forintba került, ehhez jött hozzá a használtan vett gép 20-30 ezer forintos ára. A végösszeg 90-100 ezer forintra jött ki, miközben 100-110 ezerért új gépet lehetett vásárolni.
A használt gépek forgalmazását végül 2016-ban teremtették meg. Az adóügyi egység működését változtatták meg ekkor: lehetőség nyílt arra, hogy a gépet „átszemélyesítsék“, azaz átírják egy másik vállalkozás nevére. Erre a műveletre a korábban vásárolt készülékek nem voltak felkészítve, így ezeket nem is lehet használtan továbbadni. Az átszemélyesítésre 2017 óta van lehetőség, a gyakorlatban viszont egy-két évet kellett arra várni, hogy a használtpiacon meg is jelenjenek az erre alkalmas készülékek.
Mit nézzünk meg?
A mai szabályok szerint tehát megvásárolható és újra üzembe helyezhető egy használt pénztárgép, ha az technikailag képes az átszemélyesítésre. A 2017 előtt gyártott készülékeknél biztosan nem számíthatunk erre. A későbbi típusoknál is érdemes vásárlás előtt ellenőrizni a funkció meglétét. Használt gépeket ma már 40-70 ezer forintért találhatunk.
Jobban járunk, ha a használt gépet egy ezzel foglalkozó kereskedőtől vásároljuk meg. A kereskedők általában felújítják, tisztítják, de mindenképpen átvizsgálják az átvett használt gépeket. Tőlük vásárolva a használt cikkre is garanciát kell kapnunk, míg a szomszédtól átvett gépre nincs garancia. Ha nem így teszünk, akkor is nézessük át a gépet egy műhelyben, hogy szabályos működéséről meggyőződhessünk!
Az sem mindegy, hogy a kiválasztott gépen mikor történt az utolsó átvizsgálás. A pénztárgépeket évente kötelező felülvizsgáltatni, ez 2-30 ezer forint. Ha olyan gépet választanánk, amin ez a bevizsgálás 365 napnál régebben történt utoljára, akkor használatba sem tudjuk addig venni, míg a szerviz ezt a feladatot el nem végzi. Ez akkor is kötelező, ha a gépet nem is használták az elmúlt egy év során. Természetesen a bevizsgálás árával is számolnunk kell.
Hogyan történik az átszemélyesítés?
Ahhoz, hogy átvegyük, át kell személyesíteni a készüléket. Ennek a lényege, hogy a NAV egy másik adószámhoz rendeli hozzá. Az átszemélyesítés két lépésből áll.
- Elsőként az új üzemeltetőnek igényelnie kell a NAV-tól egy átszemélyesítési kódot (a PTGREG nevű nyomtatványt kell hozzá beadni). Ez egy 16 jegyű számsor lesz.
- Majd a számsorral együtt be kell menni egy szervizbe, ott tudják technikailag átírni a gépet az új tulajdonos nevére.
Lényeges, hogy igazolnunk kell, hogy a gép jogszerűen került a birtokunkba – ezt például a vásárlásról kapott számlával tudjuk bizonyítani.
Fontos az is, hogy az előző üzemeltetőhöz kapcsolódó használat lezárása szabályos legyen. A pénztárgépnaplót a szerviznek kell lezárnia, ám a letöltött adatokat az előző tulajdonosnak kell megőriznie. Ezért célszerű, ha az átszemélyesítéskor ő is ott van a szervizben, és átveszi a letöltött anyagokat.
Problémát jelenthet még, ha az első tulajdonosnak tartozása van az üzemeltetést biztosító szolgáltatónál (ez kiskasszáknál havi nettó 1.500 forint, számítógépes pénztárgépnél havi 2.500). Amíg ez a tartozás nincs kifizetve, addig az átszemélyesítés nem lehetséges, a szolgáltató nem fogja létrehozni az adatkapcsolatot. Ügyeljünk arra is, hogy ha a gépet véglegesen kivonták a forgalomból, akkor már nem lehet újra üzembe helyezni.
Elkerülhető-e a pénztárgép használata?
Továbbra is az a szabály, hogy azt a tranzakciót nem ütjük be a pénztárgépbe, amiről számlát kell kiállítanunk. Ha tehát vállalni tudjuk azt, hogy minden egyes vendégnek szabályos számlát állítunk ki, akkor ezzel teljesen el is kerülhető a pénztárgép használata. Bejelentkezéskor a vendégek amúgy is megadják az adataikat. Így nem jelent kényelmetlenséget, ha számlát írunk, és nem csak egy pénztárgépes nyugtát adunk a kezükbe. Mivel a személyi igazolványt is be kell mutatni, ma már az sem fordulhat elő, hogy valaki érkezéskor szándékosan hamis nevet ad meg.
Ez a megoldás ma már többlet papírmunkával sem jár. Korábban a megírt számlákról napi bontásban, havonta adatot kellett szolgáltatni a NAV-nak. Ez az eleve értelmetlen adatszolgáltatás azóta vált teljesen feleslegessé, hogy a magánszemélyek számára írt számlákat is fel kell tölteni a NAV rendszerébe. Az online számlázás mellett ez egy dupla adatszolgáltatás lenne. Szerencsére 2021 elejétől ezt a kötelezettséget eltörölték. Ma tehát már nincs semmi többletkötelezettség, nyugodtan írhatunk számlát minden vendégnek a pénztárgépes nyugta helyett.
Nagy Csaba
