Az elmúlt fél évben a KSH adatai szerint átlagosan naponta 5 vendéglátóhely zárt be, vagyis négy év alatt nagyságrendileg 6500 vállalkozás tűnhetett el. Az okok szerteágazóak, de a vállalkozásfejlesztő szakember, Szabó Éva szerint a szerelemgyerekként megnyitott kis vendéglátóhelyeknél sok esetben nincs meg a megfelelő szaktudás a nyereséges üzemeltetéshez. A szakértő szerint jól kitalált rendszerekkel lehet hatékony és nyereséges az üzemeltetés.
Névjegy:
Névjegy:Szabó Éva 2019-ben véletlenül kezdett el étterem- és vállalkozás-fejlesztéssel foglalkozni, miután egy ismerőse felkérte, hogy segítsen neki a már veszteségesen működő étterme mellett egy új megnyitásában, és azokat nullszaldóssá tenni. Ekkor ismerte fel, hogy azok az üzemeltetési rendszerek, amelyeket a multiknál ismert meg vagy ő maga alakított ki, hiányoznak a kis- és középvállalkozásoknál, pedig a megfelelő, hatékony működéshez elengedhetetlenek. Sokáig több ezer adagos és kisebb éttermeket is üzemeltetett, szerzett tapasztalatot vállalati étkeztetésben az AUDI-ban, és az IKEA Food részlegét is vezette. Ott tanult meg igazán rendszerben gondolkodni. Blogger, a Magyar vendéglátás – kegyetlen valóság vagy reményteli lehetőség podcast műsorvezetője.
A szerelemből nyitott éttermek a legveszélyeztetettebbek
A szakértő szerint sokan szerelemből nyitnak éttermet. Úgy gondolják, hogy ha az üzleti élet más területén jól teljesítettek, akkor ez is menni fog nekik. Pedig egy étterem üzemeltetése nem hasonlítható máshoz, annyira összetett, s számos részterülethez kell érteni. A magyar vendéglátásnak Éva szerint ez a rákfenéje, hogy nincs meg benne az üzemeltetési szakértelem. S míg sok más helyen elég napi 8 órát egy irodában tölteni, addig egy étterem napi 14-15 órát is igénybe vehet. Ilyenkor ébrednek rá a laikusok, hogy mibe vágták a fejszéjüket. De ha a feladatok és felelősségek ki vannak alakítva, akkor akár olajozottan is működhet „a gépezet“, és hátradőlhet egy picit az ember.
Kiknek érdemes igénybe venni az étteremfejlesztést?
Éva megbízói főleg olyan tulajdonosok, akiknek nincs vendéglátós tapasztalatuk. Úgy érzik, hogy a totál káosz kezd eluralkodni náluk, és a hó végén azt látják, hogy bizony talicska pénzzel kéne kipótolni a hiányt. Mellettük vannak olyanok, akik rendelkeznek vendéglátós tapasztalattal, – például egy séf szeretne önállósodni, és saját éttermet nyit – azonban ráeszmélnek, hogy az étterem-üzemeltetés nem csak a konyhából áll. Nem tudnak gazdálkodást kiépíteni, és nem tudnak a munkaerővel sem megfelelően kommunikálni, nincs munkaszervezési tapasztalatuk. A szakértő szerint az a vállalkozó, aki mínuszt lát a működésben, kezdjen gyanakodni, és forduljon szakemberhez, aki segít kideríteni, hogy mi a probléma.
Rendszerek kialakításával nagy változást érhetünk el
A kis- és középvállalkozásoknál a problémák a különböző rendszerek és rutinok hiányára vezethetők vissza, amiket a multinacionális vállalatok már sztenderdként alkalmaznak. Az emberközpontú foglalkoztatáspolitika, a higiénia és a készletgazdálkodás létszükséglet a kis éttermek túlélése szempontjából, valamint elengedhetetlen a kiszámítható gazdálkodáshoz.
Ami rengeteget segíthet: a készletgazdálkodási program
A szakértőt meglepte, hogy a legtöbb helyen, ahol járt, nem használtak készletgazdálkodási programot. Pedig sok esetben az anyagfelhasználás egy vendéglátóhely legnagyobb költsége, utána következik csak a munkabér.
A szoftver előnye, hogy az értékesítés alapján automatikusan kiszámolja az alapanyagok fogyását a beállított recepteknek megfelelően. Ebből látjuk, hogy mennyi alapanyagnak kellett volna fogynia. Ezt a szoftver által számolt fogyást össze kell vetni a havi két leltár adataival. A nyitó leltárhoz hozzáadjuk az összes beérkező számlát, a végén levonjuk belőle a leltár alapján megmaradt árukat, így kijön a tényleges anyagfelhasználás. Így tudjuk, hogy mekkora az eltérés az elméleti és a gyakorlati alapanyagfogyás között, hogyan teljesített a konyhánk a felhasznált alapanyagok és értékük alapján.
Láthatóvá válik például az eltálalás. Az eltálalás azt jelenti, hogy a betervezett adag helyett a tálalásnál többet szolgálnak fel. Ez a mennyiségi tévedéstől és az elkészített étel mennyiségétől függően nagyon sokba kerülhet egy vendéglátóegységnél. Nyilván a fogyás okát vissza kell keresni, hiszen a szoftver csak azt árulja el nekünk, hogy a betervezett fogyást meghaladtuk – figyelmeztet a szakértő.
Sok helyen készletgazdálkodási program helyett bonyolult Excel táblákat használnak, de ez sokszor nem pontos. Például a változó nyersanyagárakat is rögzíteni kell, mert a mai világban előfordulhat, hogy hónap elején még 1200 Ft-ért vettük a hús kilóját, hónap közben már valamivel drágábban, hó végén pedig még többet fizetünk érte. Ezek a programok súlyozott nyersanyagárat is képesek számolni. Ha például egy hónapban bejön 100 kg hús 1000 forintért, a hónap közepén 1200 forintért, a hónap végén pedig 1300-ért, a rendszer nem a legelső vagy az utolsó árral fog számolni, hanem súlyozza. Ezt az Excelben bonyolult képletekkel tudjuk kiszámoltatni, míg a készletgazdálkodási rendszer automatikusan szolgáltatja az adatot.
Sokat spórolhatunk vele
Sokan azért félnek ettől az egésztől, mert bonyolultnak tartják. A számítógépes rendszerbe be kell vezetni a szállítóleveleket, a leltárt stb., tehát ezzel foglalkozni kell. Azonban Éva tapasztalatai alapján egy nagy konyhán is elég hozzá egy adminisztrátor, és ha az adatokat feltöltöttük a rendszerbe, utána már gyönyörűen lehet vele dolgozni, és sokkal egyszerűbb, mint egy Excel tábla kezelése. Összességében egy ilyen rendszer bevezetése, és jó üzemeltetése akár 5%-os anyagfelhasználás-javulást is jelenthet, ami 10 milliós forgalom mellett 500 ezer forint megtakarítást jelenthet havonta.
A készletgazdálkodásnak köszönhetően előre tervezett célszámokkal dolgozhatunk. Mindenképpen tűzzünk ki egy elérendő célt! Tervezzük meg, hogy milyen bevételre, anyagfelhasználásra számítunk, így láthatjuk azt is, hogy milyen a nyersanyag-felhasználási arányunk. Ezekhez számoljuk hozzá az egyéb költségeket, mint munkabér, üzemeltetési költségek, és máris látjuk, hogy milyen profitot várhatunk el az éttermünktől.
A készletgazdálkodás előnyére egy gyakorlati példával világít rá Éva. Megkereste egy kis gyorsétterem fél évvel a nyitás után, hogy szeretnének rájönni miért üzemelnek durván veszteségesen. Éva megkérte őket, hogy készítsék el a legnépszerűbb ételt, és rámutatott, hogy a szendvicsben lévő halhús 185 grammos volt, a beszerzési ára pedig kilónként 5500 Ft. A 2200 Ft-os szendvicsár még a belevaló alapanyag árát sem hozta vissza, nem beszélve az étterem fenntartási költségéről.
Emberközpontú foglalkoztatás – a legégetőbb probléma
A legfontosabb probléma a vendéglátásban a folyamatos szakemberhiány, aminek a megszüntetéséért a tulajdonosok, üzemeltetők sokat tehetnek. A szakértő is elismeri, hogy nincs elég szakember, de az is biztos, hogy a meglévő kevés jó szakembert sem tudják sok helyen megtartani.
Itt is fontos a rendszerszemlélet. A nem megfelelő rendszerek növelik a hibalehetőséget, ha pedig hibáznak a dolgozók, mert nem tudták, mi a feladatuk, akkor rosszul érzik magukat, ez pedig növeli az elvándorlást, főleg ha büntetéseket is alkalmazunk.
A rendszerekben mérhető mutatókkal célokat tudunk kitűzni a dolgozók elé, és ők egy idő után elkezdik várni, hogy vajon teljesítik az adott célt. Ehhez aztán akár bónuszokat is rendelhetünk. A rendszerek kidolgozásával, bevezetésével csökkenthetjük, hogy a dolgozók elhagyjanak minket. Sose felejtsük el, hogy emberekkel dolgozunk együtt, és embereket szolgálunk ki! Fontos, hogy a dolgozók lássák azt, hogy számíthatnak a munkaadóra, értékes a munkájuk.
Legyenek belső képzések!
A belső képzések azért is fontosak, mert ekkor tanulhatja meg az új dolgozó a munkahely működésének sajátosságait. Amikor felveszünk egy új dolgozót, mindig legyen valaki, aki várja, aki végigkíséri a betanulási folyamatot, kitanítja a szoftverek kezelésére. Letisztázott, papíron leírt munkaköri leírás várja a feladatok listájával, hogy tudja, mi az, amit elvárnak tőle, mi az ő feladata. A feladatok pontosítása után már könnyebb számon kérni is a dolgozót.
A vezető, ha teheti, vegyen részt a napi működésben!
Nagyon sok tulajdonos/üzemeltető elfelejti, hogy a hatékonyságot aktív, látható munkavégzéssel is előmozdíthatja. Már azzal, ha minden nap bemegy a vezető az étterembe, és a munkatársak tudják, hogy jelen van, ügyel a napi menetrendre, 2-3% javulást is elérhetünk. Ez a szám még növelhető is, ha mi magunk is beállunk a pályára, és személyesen is megtapasztaljuk, hogy a kollégáinknak milyen gyakorlati kihívásokkal kell megbirkózniuk nap mint nap.
Higiénia
Bár egy nagyon sokat átrágott témának tűnhet, mégis nagyon sok helyen nem foglalkoznak megfelelően a higiéniával. Éva járt olyan konyhán is, ahol nem tudott úgy lépni, hogy ne csótányra taposson. Sok helyen nem fordítanak elegendő figyelmet az ételek megfelelő címkézésére, a felbontott alapanyagok tárolására. Sokszor a frissen beérkezett árut ráömlesztik az előző tételre, ahelyett, hogy a rövidebb lejáratút előre helyeznék. A tulajdonosok, üzemeltetők sokszor a dolgozókra fogják a hibákat, pedig lehet, hogy nincsenek kialakítva a rendszerek, a megfelelő rutinok. Erre lehet következtetni, ha ugyanazokat a hibákat több dolgozó is elköveti. Itt is a megfelelő rendszer kialakításával és leírásával, a munkatársak betanításával, sokkal hatékonyabb lesz a működés, és tiszták lesznek a feladatok is, így már nem tudnak egymásra mutogatni a dolgozók.
A cégeknek meg kell tanulni a HACCP előírások betartását, jó alkalmazását. Mivel a HACCP-ben találhatunk egy rakás dolgot, amely az étteremvezetők szerint felesleges, ezért sokszor nyűgnek érzik az üzemeltetők. A mindennapi HACCP előírások betartását persze már olyan szoftverek is segítik, amelyek pl. egy gombnyomással beállítják a helyes hűtőhőmérsékletet, de a modern rendszerek nagyon drágák, és nem biztos, hogy használatuk megakadályozza a büntetést.
Nyilván minden hely más. Egy olyan étteremnél, ami háromszázféle alapanyaggal dolgozik, más leltározásra van szükség, mint ott, ahol csak néhány étel elkészítéséhez szükséges alapanyagokat tárolnak. Olyan rutinokat kell kidolgozni, amik a hétköznapi munkánk során elengedhetetlenek. Egy gyrososnál akár olyan sztenderdeket is ki lehet alakítani, hogy a zöldségeket milyen méretűre érdemes felszelni, lereszelni. Érdemes kidolgoznunk eljárást a reklamáció kezelésére, mosogatási rutint, ételkészítési rutint, de akár a kávéfőzés menetét is lehet rögzíteni.
A szakszerű audit is növeli az eredményességet
Nem elég kialakítani és bejáratni egy működő rendszert, azt fenn is kell tartani. Ezért nem lehet eléggé hangsúlyozni az audit fontosságát. Hatékony ellenőrzés nélkül egy idő után a fennálló rendszerek megrekednek vagy pedig összedőlnek.
Amiatt, hogy objektív maradjon az ellenőrzés, bízzunk meg egy külsős szakember, hogy egy előre nem egyeztetett időpontban, szúrópróbaszerűen auditot tartson. Éva tapasztalata az, hogy az általa vezetett étteremláncnál a hat étterem közül abban a kettőben teljesítettek a legjobban, ahol így jártak el.
A dolgozók megfelelési vágyára is építhetünk. Egy összeszokott, a működési rendszert jól ismerő csapattal lehet jó eredményeket elérni. Ha az audit párhuzamosan zajlik a rendszerszintű fejlesztésekkel, akkor nagyobb hatékonyságot érhetünk el. Éva azt tapasztalta, hogy egy 60 %-os megfelelőségi mutató után egy jó rendszerre támaszkodva két hónap múlva már 95%-ost eredményt tudtak elérni. Ahol pedig ilyen magas a megfelelőségi arány, ott az elvándorlás is kicsi.
A vendégélményt a rendszerek összehangolt működése határozza meg
Tegyük fel, hogy a vendég kap egy jó minőségű ételt, mert rendben van a higiénia, megfelelő a szakembergárdánk. Viszont ha nincsenek jól felépített rendszereink, akkor előfordulhat, hogy másodjára már nem azt a minőségű ételt kapja, mert egy rosszabb szakácsunk van bent, vagy kevesebb a pincér, ezért később kapja meg a rendelését, és mindent összevetve romlik a vendégélmény. A legfontosabb tehát a vendégélmény, ez jól mutatja a hatékonyságunkat.
A fejlődést 2-3 hónap után már számokban is mérhetjük
Az, hogy a rendszerszintű változások eredménye láthatóvá váljon, minimum 2-3 hónap. A kisebb vendéglátóhelyeknél ez azért gyorsabb, a nagyobbaknál akár fél év is eltelhet, míg számokban is érzékeljük a változást. És ha már számok…
Ezerféle különböző mutató van. Hogy mit érdemes nézni, az mindig egy picit egyedi, nem mindegy, hogy milyen vendéglátóegységről van szó. Az elméleti és gyakorlati alapanyag-felhasználás és ezek aránya egy nagyon fontos mutató, amiből ki lehet indulni. Természetesen sokat elárul vállalkozásunkról a bevétel, a vendégszám, az egy vendégre jutó forgalom, az egy dolgozóra jutó forgalom is. Igazából ezekkel a mutatókkal akkor lehet és érdemes dolgoznunk, ha már ki tudjuk nyerni az adatokat. Sok esetben a tulajok nem tudják, hogy mekkora az átlagos blokkérték, de sokszor az átlagos bevételt sem ismerik, mert végül is számukra a legfontosabb, hogy a hó végén kijöjjön a matek.
Marketing – a megnövekedett forgalmat is ki kell tudnunk szolgálni
A marketing fontosságát nem győzi minden szakember hangsúlyozni. Mindig naprakészen határozzuk, határoztassuk meg marketingstratégiánkat! A csatornák őrületes tempóban fejlődnek, a közösségi médiában ami még tíz éve működött, az ma már nem. Nagyon jól fel kell mérni, ki a vendégkörünk és kit szeretnénk elérni. A marketinggel sokszor csak akkor kezdenek el foglalkozni a vendéglátó vállalkozások, amikor elkezd csökkenni a forgalom. Amikor megbíznak egy marketing céget, és betalál a felállított stratégia, elkezdenek jönni a vendégek. De ha nincs egy jól működő háttérrendszerünk, akkor nem tudjuk a megnövekedett vendégforgalmat kiszolgálni. A csalódott vendégek elhagyják az éttermet. A növekedés előtt a vendégforgalom kiszolgálását végző rendszereket is fejlesszük! Ez legtöbbször a munkaerővel kapcsolatos szervezési munkákat jelenti.
Sebestyén Szabolcs
