Kevés gyűlöletesebb feladat van a leltározásnál. Mégis érdemes rászánni az időt és az energiát, és alaposnak lenni, mert ez az egyik legjobb ellenőrzési pont arra, hogy lássuk, minden rendben van-e vállalkozásunknál, például nem dézsmálja-e szarka a készleteinket.
A leltározást, azaz a készletek és eszközök számbavételét a számviteli törvény írja elő. A törvény csak annyi elvárást támaszt, hogy a leltárnak:
– tételesnek, ellenőrizhetőnek kell lennie és
– az adatokat mennyiségben és értékben is tartalmazni kell.
Az, hogy milyen sűrűn leltározunk, ránk van bízva, de évente egyszer, az év végén mindenképpen meg kell tennünk. Hogy mikor és hogyan fogunk leltározni, azt szabályzatban kell rögzíteni. Ebben érdemes kitérni arra is, hogy kik csinálják. Ne konkrét személyeket nevezzünk meg, hanem munkaköröket. Ha a kollégák leltároznak, akkor jó, ha egy “érdektelen” dolgozó is részt vesz a munkában. A leltározás végén tájékoztatnunk kell az érintett munkavállalókat az eredményről. Na de mi a helyzet akkor, ha leltárhiányt állapítunk meg?
Nem minden készlethiány leltárhiány
Készlethiányt több minden okozhat. Megromlik az áru, megsérül vagy szennyeződik, ezért selejtezni kell. A selejt mennyiségét pontosan rögzíteni kell, és nyilván kell tartani, hiszen ezzel csökkenteni kell a raktárkészletet.
Figyelembe kell vennünk az áruk tárolásából és kezeléséből adódó veszteségeket, a kálót is. Ilyen például az, hogy
– a hetekig a raktárban álló burgonyának csökken a súlya,
– a raklapon vagy rekeszben érkező árukat nem mindig lehet tételesen átszámolni, így előfordulhat, hogy a raklap közepén eggyel kevesebb doboz van
– a nagy kiszerelésű anyagok kimérése során is lehet veszteség (pl.: zsákos liszt, rizs kimérésekor a kiszóródó anyag).
Hogy mennyi káló számolható el, azt általában a készlet arányában határozzák meg, tehát a készlet bizonyos százaléka lesz. A meghatározásakor rutinból, tapasztalatainkból kell kiindulnunk.
Mint láthatjuk, a selejt és a káló is okoz készlethiányt, de ez nem egyenlő a leltárhiánnyal. Leltárhiányról csak akkor beszélhetünk, ha a hiány ismeretlen okból keletkezett (és nyilván ha több a hiány, mint a káló és a selejt összesen).
Ki felel a leltárhiányért?
Vállalkozóként a leltárhiány a mi kockázatunk, a munkavállalók felelőssége korlátozott. Így ha eltűnik a konyhából a libamáj, vagy a mosókonyha raktárából a mosópor, az a mi veszteségünk.
A munka törvénykönyve ugyanakkor lehetőséget biztosít arra, hogy munkavállalóink is feleljenek a leltárhiányért. Erre akkor van lehetőségünk, ha a készleteket kezelő dolgozókkal leltárfelelősségi megállapodást kötünk. Fontos kiemelni, hogy ez egy megállapodás, nem elég egy egyoldalú nyilatkozat.
Na de mit is jelent a leltárfelelősség? Azt, hogy az ezt aláíró dolgozó a vétkességére tekintet nélkül felel a leltárhiányért. Ez tehát egy objektív felelősség. Nem kell vizsgálni, hogy miért van hiány, ki és mit vitt el, egyedül az számít, hogy hiány van. (Természetesen az olyan hiányért azért nem felel a munkavállaló, amit elháríthatatlan ok, pl. tűz vagy betörés okozott.)
A felelős dolgozótól tehát követelhető a hiány megtérítése, de azért ennek megvannak a törvényi feltételei. Ezek a következők:
– munkaviszony áll fenn köztünk
– a dolgozót megfelelően tájékoztattuk
– megkötöttük a leltárfelelősségi megállapodást írásban, az adott leltár időszakra vonatkozóan
– a leltárkészletet szabályszerűen, dokumentáltan adtuk át, és ő átvette
– a hiányt a leltárfelvétel állapította meg
– a munkavállaló legalább a leltáridőszak felében az adott munkahelyen, munkakörben dolgozott.
Ha a fenti feltételekből csak egy is hiányzik, akkor a dolgozó mentesül a felelősség alól.
Megállapodás a munkavállalóval
A megállapodás megkötése előtt, írásban tájékoztatni kell a munkavállalót a leltár szabályokról. Ez tartalmazza az alábbiakat:
– a leltáridőszakot (két leltár közötti időszak)
– a leltárkészlet kezelésének menetét (hogyan kell dokumentálni a bejövő és kimenő árut)
– azoknak az anyagoknak, áruknak a megjelölését, amelyek után forgalmazási veszteség számolható el és az elszámolható veszteség mértékét
– hogy kell szabályosan elvégezni a leltári készlet átadás-átvételét
– mi a leltárhiányra vagy leltárfelelősségre vonatkozó eljárás pontos menete
– mik a munkáltató kötelezettségei a leltári készlet biztonságos őrzése kapcsán.(Mt. 185 §)
TIPP: A leltárfelelősségi megállapodásba foglaljuk bele, hogy a tájékoztatást megkapta munkavállalónk. Jó megoldás az is, ha a tájékoztató a megállapodás mellékletét képezi. A leltárfelelősség belefoglalható a munkaköri leírásba is, így a munkavállaló már belépéskor tisztában lesz a vállalt kötelezettségeivel.
Többen dolgoznak a készlettel
Gyakori, hogy többen kezelik a raktárkészletet, például azért mert több műszakban dolgozunk. Ilyen esetben csoportos leltárfelelősségi megállapodást kell kötni, és ezt kell minden dolgozónak aláírni. Ebben pluszban térjünk ki a következőkre is:
– milyen munkaköröket érintő személyi változás esetén kell azonnal leltározni, és milyen munkakörök esetében elég az, ha az új kolléga szabályszerűen átveszi a készletet
– szabályozható a felelősség megoszlása is, vagyis hogy melyik dolgozó a leltárhiány mekkora százalékáért felel. Ha ezt nem szabályozzuk, akkor a dolgozók a távolléti díjaik (alapbér+pótlékok) arányában felelnek.
TIPP: Előfordulhat, hogy a raktárkészletet esetenként egy helyettes vagy tanuló kezeli. Ezt csak akkor lehet megtenni, ha a leltárfelelősséget vállaló dolgozó ehhez hozzájárul. Hozzájárulás nélkül ugyanis megszűnik a leltárfelelősséget vállaló munkavállalónk felelőssége!
A kártérítés
Megállapodás esetén tehát a munkavállaló felel a leltárhiányért, hiány esetén követelhető tőle, hogy térítse meg a kárt. Ha egyedül kezeli a leltári készletet, akkor a teljes összegért ő felel. Ha olyan dolgozó is hozzáférhetett a készlethez, akivel nem kötöttünk leltárfelelősségi megállapodást – pl. egy beugró ember –, akkor a leltárért felelős dolgozótól legfeljebb 6 havi távolléti díja követelhető. Csoportos leltárfelelősség esetén a kártérítés nem lehet magasabb a megállapodást kötők együttes hat havi távolléti díjánál. (Mt. 186. § (3)).
Hogyan érvényesítheti kártérítési igényét a munkáltató?
A hiány megtérítését a leltározás befejezésétől számított 60 napon belül követelhetjük. Ha a dolgozó elismeri a felelősségét, és vállalja a kár megfizetését, kérjünk erről egy írásos tartozáselismerő nyilatkozatot tőle a későbbi viták elkerülése érdekében.
Ha a kolléga nem akarja vállalni a felelősséget, akkor két út van :
– ha a minimálbér háromszorosánál kisebb összegről van szó, akkor küldhetünk egy munkáltatói fizetési felszólítást,
– vagy kérhetjük a kár megtérítését bírósági úton.
A munkáltatói fizetési felszólításnak nincs kötelező formátuma. Legyen írásos, és tartalmazza a munkavállaló nevét, címét, a követelés jogcímét, indokát és összegét. A fizetési felszólításban a jogairól is ki kell oktatnunk a munkavállalónkat. Például arról, hogy ha a felszólítás tartalmával nem ért egyet, akkor bírósághoz fordulhat. Ha a munkavállaló a felszólítás ellenére sem fizet, a bíróságtól kérhetünk végrehajtást. A bérből nem vonhatjuk le közvetlenül a leltárhiány miatti kárt!
Kovács Nikoletta
