Azt gondoljuk, hogy a számlázás egyszerű, rutinszerű. De biztosan úgy csináljuk, ahogy az a nagykönyvben meg van írva? Nézzük a legfontosabb tudnivalókat, és a leggyakrabban elkövetett bakikat!
Főszabály szerint akkor kötelező számlát írnunk, ha:
- a vevő adóalany (vállalkozás),
- magánszemély esetében:
- ha a vevő számlát kér
- vagy ha a számla végösszege meghaladja a 900.000 Ft-ot.
Fontos! A pénz átvételéről mindig kell bizonylatot adni. Amikor tehát nem számlát állítunk ki, akkor nyugtát adunk.
Mi legyen a számlán?
A számla dolga pontosan, egyértelműen leírni azt az eseményt, amire vonatkozik. Ezért szerepelnie kell rajta:
- a kibocsátás dátumának (amikor megírjuk a számlát),
- a számla egyedi sorszámának,
- az eladó nevének, címének, adószámának,
- a vevő nevének, címének és vállalkozás esetén az adószámának (belföldi vevő esetében elég az adószám első nyolc karaktere, külföldi vállalkozás esetében közösségi adószámra lesz szükség),
- a termék, szolgáltatás megnevezésének, mennyiségének, mennyiségi egységének,
- a teljesítés időpontjának akkor, ha eltér a számla kibocsátás dátumától
- a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezésnek, ha ezt alkalmazzuk,
- az adó alapja, azaz a termék, szolgáltatás nettó összege, valamint az alkalmazott árengedmény (ha az egységár nem tartalmazza),
- az alkalmazott adó mértéke (5%, 18%, 27%),
- az áfa összege forintban,
- valamint, ha mentesen állítjuk ki, akkor ennek a miértje.
Fontos! 0%-os adó nincs! Elképzelhető, hogy a számla nem tartalmaz áfát, de ez semmiképp nem azért van így, mert az adókulcs 0% lenne.
A köztudattal ellentétben nem kötelező kelléke a számlának:
- a VTSZ, TESZOR szám – régen az volt, már nem,
- aláírás, bélyegző,
- a teljesítés dátuma, csak akkor kötelező, ha eltér a kibocsátástól,
- a fizetési határidő sem kötelező, de érdemes szerepeltetni, ha nem készpénzes számlát állítunk ki,
- a példánysorszámozás sem kötelező, nem kell eladó, vevő, könyvelési példányt megjelölni, ha mégis megjelöljük, és a vevő a mi példányunkkal távozik, akkor sincs semmi gond.
Díjbekérő vagy előlegszámla?
Sokan keverik a díjbekérőt és az előlegszámlát, pedig nem ugyanaz a kettő. A díjbekérő (proforma számla) kiállítása mindig megelőzi a fizetést. Ebben tulajdonképpen felkérjük vevőnket az előleg vagy a foglaló megfizetésére. Ha ezt vevőnk kifizette, akkor megírjuk az előlegszámlát.
Fontos! Előlegszámlát akkor írunk, ha az ügylet még nem teljesült. Például előleg számlát írunk, ha vevőnk a szállásdíj egy részét előre fizeti (pl.: foglaláskor), vagy ha a házasulandó ifjú pár leelőlegezi az esküvői vacsora árát. De ha az ügylet már teljesült, akkor a részszámla/ számla lesz a nyertes.
Példa részszámlára:
Két rendezvényből álló rendezvénysorozatnak adunk helyszínt. A szerződéses összeg 100.000 Ft, ebből az első rendezvényre eső díj 30.000 Ft, a másodiké 70.000 Ft. Amikor az első rendezvényt lebonyolítjuk, akkor kiállítunk egy részszámlát 30.000 Ft-ról. Ez tehát nem előleg, mivel a teljesítés már megtörtént. Ezért állítottunk ki részszámlát.
Legyen az ifáról számla?
Szállásadóként nem szabad megfeledkeznünk az idegenforgalmi adóról. Az ifáról nem szükséges számlát adni, hiszen ez nem a mi szolgáltatásunk. A beszedett adóról inkább egy egyéb számviteli bizonylatot érdemes kiállítani (például bevételi pénztárbizonylatot). Sokan mégis azt a megoldást választják, hogy szerepeltetik a számlán. Elvileg ez sem szabálytalan, de ez esetben fontos, hogy a számlán szerepeljen az Áfa tv. tárgyi hatályán kívül felirat, ez a jelölés elengedhetetlen. A számlázz.hu azt a megoldást javasolja, hogy ilyen esetben a számla megjegyzés rovatában tüntessük fel, hogy pénzügyileg rendezendő még “X” Ft idegenforgalmi adó, és hogy az Áfa tv. tárgyi hatályán kívüli ügyletnek minősül.
Módosítsunk vagy sztornózzunk?
Gyakori hiba, hogy nem tudjuk mikor kell módosítani, és mikor kell sztornózni, azaz érvényteleníteni az eredeti számlát. Ha valami miatt nem jó az eredeti számla, a legtöbben a sztornózást választják, valójában azonban a legtöbb esetben módosítani kellene.
Sztornózásra csak akkor van szükség, ha:
- ha a tényleges teljesítés nem történt meg (például a vendégünk lefoglalja a szállást, ki is fizeti, majd határidőben lemondja. Ilyen esetben a már kiállított számlát érvényteleníteni, azaz sztornírozni kell),
- vagy például rossz adószámra, rossz vevőnek állítottuk ki a számlát,
- vagy a kiállítási időpont helytelen.
Ilyenkor nem lehet javítani, érvényteleníteni kell az eredeti számlát. A többi esetben viszont az a helyes megoldás, ha módosító számlát állítunk ki. Tegyük fel, hogy az ügyfelünk címét elírtuk, utca helyett úton van a székhelye, és ezt nehezményezte. Ekkor ügyfelünk helyes adataival kiállítjuk a módosító számlát. Ügyeljünk arra, hogy a számlából egyértelműen kiderüljön, hogy miben különbözik az eredetitől! Akár módosítunk, akár érvénytelenítünk mindig hivatkozni kell az eredeti számlára.
Ugyanígy módosító számlát kell kiállítani,
- az előlegszámla túlfizetéséről,
- a göngyöleg elszámolásról,
- és az utólagos árengedményről is.
Nézzük példákon keresztül!
Példa előleg túlfizetésre
Vevőnk négy napra lefoglalta az egyik szobát, és a foglalás megerősítéseként elutalta a szállásdíj 100%-át 250.000 Ft-ot előlegként. Az előleg beérkezte után 250.000 Ft-ról kiállítottuk az előlegszámlát. Utólag kiderül, hogy több előleget fizetett, mint kellett volna, mert a szoba csak 230.000 Ft-ba kerül (nem vettünk figyelembe egy kedvezményt). Vevőnk tehát túlfizetésbe kerül. Sokan ilyenkor azt csinálják, hogy írnak egy mínusz 20.000 Ft-os végszámlát, a különbözetet meg visszaadják. Ez nem jó. A helyes megoldás az előlegszámla módosítása, majd a végszámla nullára kifuttatása. Tehát kiállítunk a vevőnek egy előleget módosító számlát, ezután pedig egy 0 Ft-os végszámlát. A módosító, helyesbítő számlán mindenképpen hivatkozni kell az eredeti számlára, hogy mit módosítunk, és hogy ennek mi lesz az eredménye (plusz, mínusz, esetleg nincs változás az összegben). Jelen esetben jó megoldás, ha egy tételsoron felvisszük a korábbi összeget negaítv előjellel, tehát -250.000 Ft, majd egy következő soron a helyes adatokkal + 230.000 Ft. Így egyértelműen látszik, hogy ügyfelünk túlfizetésbe került, amit rendeznünk kell vele. A végszámlára kerüljön rá az is, hogy pénzügyi teljesítést nem igényel!
Fontos! Kézi számlatömb használatakor az apróbb hibákat javíthatjuk a rontott adat áthúzásával, és a helyes adat alá-, fölé- vagy melléírásával. Apróbb hibának minősül például, ha az út helyett utcát írtunk, és ezt javítani kell. A javítás után a számla minden példányán fel kell tüntetnünk a javítás időpontját és alá is kell írnunk. Tudnunk kell azt is, hogy az adóalapot érintő tételeket, azaz a termék vagy szolgáltatás árát nem lehet ily módon javítani.
Utólagos árengedmény
Előfordulhat, hogy utólagos árengedményt adunk. Például a megrendelő előre kifizette a 20 fős vállalati tréning vacsorájának árát, de a szolgáltatást nem olyan minőségben teljesítettük, mint ahogy elvállaltuk (pl.: változtattunk a menüsoron). Hogy a megrendelőnket kompenzáljuk, adtunk neki egy 10%-os utólagos árengedményt. Ilyen esetben sem szabad az utólagos árengedményt tartalmazó, negatív végszámlát kiállítani. Ez is módosítás lesz:
- vagy külön módosítjuk az érintett számlát: az előzőekhez hasonlóan megjelöljük a módosítandó tétel, majd az utólagos engedményt (több számlánál csoportos módosító számlát készítünk) vagy
- a másik megoldás lehet, hogy az utólagos árengedményt a következő vásárlásnál érvényesíti a vevőnk.
Fontos! A 100%-os árengedmény már ingyenes átadásnak számít, amire külön szabályok vonatkoznak! (A vevőnek ingyenes szolgáltatás esetén is meg kell fizetnie az áfát.)
A módosítás módosítása
Akadhat olyan helyzet is, hogy a módosító számlát is módosítanunk kell. Például kiállítottunk egy számlát 1.000 Ft-ról, de rájöttünk, hogy ennek csak 900 Ft-nak kellene lennie. Gyorsan javítani akarjuk, majd születik egy +100 Ft-os számla. Tökéletes! A 900 Ft helyett 1.100 Ft lett! Mit csinálunk? Kapkodunk, már teljesen összezavarodtunk. A helyes megoldás, ha módosítjuk a módosító számlát -200 Ft-tal, és így már el is értük a kívánt eredményt.
Kovács Nikoletta
