A legtöbb településen a kötelezővé tett elektronikus bejelentések mellett is vezetni kell a vendégkönyveket, és ki kell töltetnünk a vendéggel a hagyományos bejelentőlapokat is. Az okmányolvasó bevezetése nem egyszerűsítette, hanem bonyolultabbá teszi a munkát, hiszen nem nélkülözhetjük a papír alapú ügyintézést sem.
A szálláshely-kezelő szoftver kötelező bevezetése kikényszerítette a szálláshelyekkel foglalkozó vállalkozásoknál az elektronikus ügyintézést. Ennek ellenére a papírok töltögetését a mai napig nem lehet mellőzni. Szinte mindenhol kell a bejelentőlap, és a szálláshelyek jelentős része nem szakadhat el a papíron vezetett vendégkönyvtől.
Pedig a vendégkönyv és a bejelentőlap ma gyakorlatilag kiváltható lenne elektronikus nyilvántartásokkal. A vendégkönyvbe bejegyzendő adatokat tartalmazza az elektronikus nyilvántartás. Az adatokat összesíteni, válogatni, szűrni ebben egyszerűbb is, tehát jobban megfelelne az idegenforgalmi adó bevallásával kapcsolatos feladatokra.
A bejelentőlap a vendég adatainak a rögzítésére szolgál. Ezt ma már pótolnia kell az okmányolvasónak, az elektronikus beolvasásnak. A papírra rögzített bejelentőlapnak ehhez képest egyetlen plusz hozadéka van: tartalmazhatja a szállást elfoglaló vendég saját kezű aláírását. A hivatalok éppen ezért ragaszkodnak hozzá: a vendég fogadásában az aláírás jelenti a szerződés létrejöttét, a vendég ezzel hitelesíti a rögzített adatokat.
Valójában azonban erre a hitelesítésre semmi szükség nem lenne. A vendégek adatait ma már nem kézzel rögzítjük, hanem okmányszkennerrel. Korábban írtunk róla: okmányolvasóként csak olyan eszköz kaphat engedélyt, ami a nemzetbiztonsági feltételeknek is meg tud felelni. A rendszernek éppen azt kell biztosítania, hogy a beolvasott adatok hitelesek maradjanak, azokat ne lehessen beolvasás közben vagy utána megváltoztatni. Ez azt is jelenti, hogy semmi szükség a vendég aláírására, mint hitelesítő eszközre. Az adatok zárt rendszerbe kerülnek, közvetlenül az útlevélből vagy igazolványból. Itt nincs helye aláírásnak.
A szálláshelyek adatszolgáltatására vonatkozó törvények és rendeletek ma már nem is követelik meg a papír alapú dokumentumok vezetését. A NTAK létrehozásáról szóló törvény például egyértelműen leírja, hogy a kötelezően használt szálláshely-kezelő szoftver kiválthatja az idegenforgalmi adóhoz és az EU-n kívüli országokból érkező vendégek nyilvántartásához használt régi vendégkönyvet (2017. évi CCIII. tv. 2. § 3. pont).
Sajnos ez a törvény csak feltételes módban fogalmaz. Lehetővé teszi, hogy a kötelezettségét e szoftver használatával is teljesíthetjük. Ha – és ezt már nem teszi hozzá a törvény szövege – ennek az egyéb feltételei is adottak.
Önkormányzati előírás a papír alapú nyilvántartás
A problémát az egyéb feltételek jelentik. Az idegenforgalmi adó beszedése a helyi önkormányzatok jogköre. Az önkormányzatok írhatják elő az adófizetési kötelezettség teljesítéséhez, ellenőrzéséhez szükséges nyilvántartásokat. A legtöbb önkormányzat ezt rögzíti is a helyi adókról szóló rendeletében. És ezeket a rendeleteket sok-sok éven át meg nem változtatják, esetleg csak akkor, ha fel akarják emelni az adó mértékét. Hiába tehát a kikényszerített informatikai fejlesztés, hiába a törvény engedékenysége, ha a helyi önkormányzatok ugyanúgy megkövetelik a papír alapú nyilvántartásokat, mint korábban.
Sok település helyi szabályait átnézve azt láthatjuk, hogy minél kisebb egy település, annál ritkábban nyúlnak hozzá a rendeletekhez. Egy nagyváros helyi rendeletei viszonylag jól követik a törvényi változásokat – ott van ember, jegyzői kabinet és számos ügyintéző erre a feladatra. Egy kisváros vagy község erre kevésbé figyel. Így hiába a törvényi változás, a helyi rendelet még évekig a régi előírásokat követi. Betartani pedig kötelező. Így fordulhat elő, hogy jelentős idegenforgalommal rendelkező helyeken az elektronikus adatszolgáltatás mellett még mindig kötelezően vezetgetni kell a papírokat is.
Ahány önkormányzat, annyi előírás
Keszthely város rendeletében például fel sem tűnik az elektronikus ügyintézés lehetősége. A vendégekről megérkezésük napjától nyilvántartást, vendégbejelentőt kell vezetni. Ezt a bejelentőt a szállásadó köteles az általa üzemeltetett szálláshelyen tartani és az adatgyűjtésre, ellenőrzésre feljogosított személynek bemutatni, továbbá egy példányát a havi bevallási adatszolgáltatással egyidejűleg becsatolni is. Azaz csak a papír az elfogadott, szóba sem kerül az elektronikus nyilvántartás.
Siófokon és Balatonfüreden is egyértelműen jelzi a rendelet, hogy nyilvántartást (vendégkönyvet) kell vezetni. A vendégkönyvet használatba vétel előtt az önkormányzati adóhatóságnál hitelesíttetni kell. Elfogadják a számítógéppel vezetett nyilvántartást is, de a géppel feldolgozott adatokat nyomtatott formában, tételes napi bontásban ki kell nyomtatni. Magát az elektronikus nyilvántartást is hitelesíttetni kell egy adatlap kinyomtatásával és a jegyző aláírásával.
Hajdúszoboszlón szintén megengedett a papír mellett az elektronikus vendégkönyv használata is. Itt azonban a rendelet azt is előírja, hogy amennyiben a szálláshely üzemeltetője elektronikus nyilvántartást vezet, akkor köteles a bejelentőlapot a vendéggel kitöltetni és saját kezűleg aláíratni. Ugyanígy jár el Debrecen is: a nyilvántartással kapcsolatban csak azt várják el, hogy az alkalmas legyen az adó alapjának, összegének és a mentesség jogcímének megállapítására, valamint ellenőrzésére. Az adatok alátámasztásául azonban ott kell lennie az aláírt bejelentőlapnak.
A nagyobb települések többnyire engedékenyebbek. Nem a nyilvántartás konkrét formáját határozzák meg, hanem annak adattartalmát írják elő. Az már a szállásadóra van bízva, hogy ennek milyen formában tesz eleget. Esztergomban úgy fogalmaztak, hogy a nyilvántartás az eltöltött vendégéjszaka helyén vezetett vendégkönyv vagy azzal egyenértékű analitikus nyilvántartás lehet. Szombathely még általánosabban fogalmazza meg, hogy az adó beszedésére kötelezett az adó alapjának és összegének megállapítására alkalmas nyilvántartást köteles vezetni. A formát azonban nem írják elő. Így járnak el Veszprémben is: itt a nyilvántartás céljára vendégkönyv, vagy azzal egyenértékű analitikus nyilvántartás vezetése kötelező.
Ellenpéldaként szolgálhat egy kistelepülés, Tarcal község helyi rendelete. Még azt is tartalmazza, hogy a vendégkönyvnek a D. VV. 1250 számú nyomtatványnak kell lennie. Ha viszont a szállásadó elektronikusan gyűjti az adatokat, akkor nyilatkozni kell arról, hogy a program adattartalma megfelel a D. VV. 1250 számú nyomtatványnak. Természetesen a kézzel kitöltött és aláírt bejelentő lapok itt is a vendégnyilvántartás kötelező mellékletét képezik.
Nagyréde község is ilyen szabályt vezetett be. Maga a nyilvántartás lehet elektronikus is, de aláírás hiányában a bejegyzett adatokat nem tekintik hitelesnek.
Sajnos tehát ma is ott tartunk, hogy a kötelezően alkalmazott elektronikus ügyintézés mellett továbbra is használni kell a papír alapú nyilvántartásokat és bejelentőket. Hogy kire, mi vonatkozik, az most már csakis a helyi önkormányzat döntésétől függ. Elsősorban tehát ott tájékozódjunk, hogy mellőzhető-e a papír alapú ügyintézés.
Nagy Csaba
