A sikeres vendéglátók és szállásadók szakmai lapja

Ügyfélszolgálati telefonszámunk: +36/20-42-300-42
E-mail: info@ujmedia.eu vagy üzenhet a weblapról

Józan számítások alapján döntött több vállalkozó is a bezárás mellett. Az okokat nem kell részletezni, mindenki által ismeretek: a többszörösére emelt energiaárakat szinte lehetetlen a fűtési szezon alatt kitermelni. De mit tegyünk a már beérkezett helyfoglalásokkal, főleg, ha már előleget is fizetett a megrendelő?

Egyre többször szokás családi vagy céges rendezvényekre, vagy akár egy szilveszteri összejövetelre is hónapokkal előre lefoglalni a helyeket. Így a kényszerű bezárásról szóló döntés után azzal szembesülhetünk, hogy számos dátumra már van előre foglalásunk, s a megrendelők egy része már fizetett a foglalásért. Egyértelmű, hogy vissza kell fizetnünk a pénzt, a kérdés inkább az, hogy csak az átvett összeget kell-e visszaadnunk, vagy foglalóként kezelve a duplája jár-e a vissza a megrendelőnek.

Mennyit kell visszafizetni?

Érdemes megnéznünk a szerződéseinket, mert a megoldás attól is függ, miként vettük át ezt az összeget. Helyfoglalásról és foglalóról beszélünk, de egyáltalán nem biztos, hogy a szerződésben is foglaló és nem pedig előleg szerepel. Szálláshely-foglaláskor megszokottabb, hogy a vendég által a foglaláskor előre fizetett pénzt foglalóként vesszük át. Céges szerződéseknél, például terembérletnél inkább az előleg a gyakoribb. 

Ha a vendég előleget fizetett, akkor nincs plusz kötelezettségünk. Ha a szolgáltatást, a terem kiadását vagy a szálláshelyet nem tudjuk biztosítani, akkor a kifizetett előleg jár vissza. Azt mindenképpen vissza kell adnunk, ha nem teljesítünk. Nem hivatkozhatunk arra sem, hogy esetleg már voltak költségeink a szerződés teljesítésével. Ha előleget vettünk fel, és nem teljesítünk, akkor a teljes összeg visszajár.

Érdemes megpróbálkozni azzal, hogy át tudjuk-e tenni a foglalást egy későbbi időpontra. Egy lemondott szilveszteri rendezvény átütemezése persze nem lehetséges. Aki viszont szálláshelyet foglal, az lehet, hogy szívesen fogad a decemberi időpont helyett egy kedvező áron kínált tavaszi ajánlatot.

Más a helyzet, ha a szerződésben nem előleg, hanem foglaló szerepel. Foglaló fizetése esetén az összeg dupláját kell visszaadnunk, ha a szerződés a mi hibánkból nem tudott teljesülni.

Vis maior az energiaárak növekedése?

Lehet viszont egy kiút, hogy a téli foglalások lemondása mégse váljon jelentős anyagi teherré. Az energiaárak növekedése ugyanis olyan váratlan terhet jelent, ami tőlünk független, nem a mi hibánkból vagy figyelmetlenségünkből következett be. Ez lehet egy elháríthatatlan külső ok, ami lehetetlenné teszi a szerződés teljesítését (ezt nevezik vis maior-nak). Ha pedig az elháríthatatlan külső okra hivatkozva mondjuk fel a szerződést, akkor nem kell magunkat a foglaló szabályaihoz tartani. Elég lesz a befizetett összeget visszaadnunk és elállnunk a szerződéstől.

Ha vis maiorra hivatkozva akarunk felbontani egy szerződést, akkor azt kell a megrendelővel elfogadtatnunk, hogy a kialakult helyzetért nem vagyunk felelősek. Nem azért mondjuk le a szilveszteri helyfoglalását, mert másnak adjuk ki a termet, hanem azért, mert olyan rosszra fordultak a dolgok, hogy nem tudjuk fenntartani a működésünket abban az időszakban. Arra például számítania kell egy szállásadónak, hogy télen fűteni kell, így ha szilveszterre vendéget fogad, akkor fűtési költsége is keletkezik. Az viszont már nem tartozik az előre látható kockázatok körébe, hogy a fűtés ára tízszeresére vagy még magasabbra emelkedik a gázár-szerződéseknek köszönhetően.

Természetesen az sem mindegy, hogy mikor kötöttük a szerződést. Az új gázárakat júliusban hirdette ki a kormány. Ha a gázt vállalkozói szerződésre kapjuk, akkor nem valószínű, hogy nyáron már ismertük a téli árakat, de a lakossági gázárak változása után már biztosak lehettünk abban, hogy sokszoros emelkedés jön. Ez azt jelenti, hogy ha nyár végén, ősszel kötöttünk meg egy szerződést, akkor már nem hivatkozhatunk vis maiorra, hiszen akkor már előre kellett látnunk a fűtési költség jelentős növekedését.

Egy olvasónk például tavasszal kötött szerződést egy baráti társasággal arról, hogy szilveszterre a csoport rendelkezésére bocsátja 7 szobás vendégházát. Csakhogy mára kiderült: a megemelkedett fűtési költséget a társaság nem tudja vállalni, s a vállalkozó számára is jelentős veszteséget jelentene a költségek átvállalása. Nem marad más hátra, mint a szerződés felbontása, s a foglalóként fizetett összeg visszaadása. Ilyen esetben alkalmazható a vis maior, hiszen a vállalkozó önhibáján kívül nőttek meg a költségek. Tavasszal még nem kellett a sokszoros költségekre számítani, így nem terhelhető a vállalkozóra sem a megrendelés lemondása miatti veszteség.

Mit tegyünk, a hasonló helyzetek elkerülésére?

Minden helyzetből tanulhatunk, így a mostani energiaválság tanulságait is érdemes megkeresnünk. Legfontosabb talán az, hogy a jövőben változó körülményeket kell figyelembe vennünk. Az infláció meghaladja a 20%-ot, így a költségeink ennek megfelelően emelkedni fognak. Az energiaárakat nem ismerjük. A világpiacon jelenleg csökken az energiahordozók ára, itthon azonban jogszabály rögzíti a magas összegeket. Jelenleg tehát azt sem tudjuk kiszámolni, hogy jövő tavasszal milyen energiaköltségekkel kell számolnunk. Ezek a tényezők együtt annyira bizonytalanná teszik a vállalkozói környezetet, hogy szinte lehetetlen árat mondanunk 2023-ra.

A szerződéseinket éppen ezért próbáljuk úgy megfogalmazni, hogy igazodni tudjunk majd a változó körülményekhez. Mérjük fel, hogy a most adott árakat milyen áremelkedés mellett tudjuk még tartani. Próbáljuk meghatározni ezt a mértéket! A hivatalos infláció jelenleg 20% feletti. Így például belefogalmazhatjuk a szerződésbe, hogy az adott árakat 25% inflációig tudjuk biztosítani, fölötte plusz díjakat kell számláznunk.

Választhatjuk azt a megoldást is, hogy csak tájékoztató árakat adunk meg, s erre kötjük a szerződést. Azt a kitételt beleírjuk a megállapodásba, hogy a szolgáltatás végső árát melyik napon fogjuk majd meghatározni – például 30 nappal a rendezvény vagy a vendég érkezésének az időpontja előtt.

Meghatározhatunk a szerződésben fix és mozgó tételeket is. Leírhatjuk, hogy mennyi a szállásdíj vagy bérleti díj fix része, s efölött kell még például fűtési hozzájárulásra számítani. Írjuk le ennek a várható összegét is azzal, hogy az energiaárak alakulásának függvényében ez az összeg változhat.

Szerződéseinket érdemes úgy szövegeznünk, hogy az előre fizetett pénzt előlegként és ne foglalóként vegyük át. Jelenleg talán nagyobb kockázat áll fenn a mi részünkről: valószínűbb, hogy a magas rezsi miatt kell elállnunk egy szerződéstől, mint az, hogy a vendég mondja le indokolatlanul a foglalását. Márpedig, ha a mi részünkről történik a lemondás, akkor az előleg kisebb kockázatot rejt, nem kell dupla összeget visszafizetni. 

Számoljunk az ügyfél részéről történő lemondással is! Arra mindenképpen meg kell adnunk a lehetőséget, hogy ha a rezsi vagy az általános infláció túl nagyra nőne, akkor a megrendelő is ki tudjon hátrálni egy számára hátrányos megállapodásból. Senkinek nem jó, ha olyan árakat akarunk rákényszeríteni, amiket nem tud, vagy már nem akar megfizetni. Így a szerződésben neki is adjuk meg a lehetőséget, hogy ha az áremelkedés egy bizonyos mértéket meghalad, akkor elállhasson a megállapodástól anyagi veszteség nélkül. 

Szállásadói körökben jól ismert megoldás a lemondási díj és a lemondási határidő alkalmazása. Használhatjuk ezt terembérletnél is, például esküvői foglalásoknál vagy bármilyen más rendezvénynél is. Például a tervezett időpont előtt egy hónappal legyen lehetőség a teljes előleg visszafizetésére, a későbbi lemondások esetén pedig már lemondási díjat kérünk, illetve tartunk vissza a befizetett előlegből.

Nagy Csaba

%d bloggers like this: